Der Einsatz ist beendet. Im Büro fehlen noch der Bericht, eine Beschreibung für das Angebot und die Nachricht an den Kunden. Wer die Arbeit selbst ausgeführt hat, kann den Ablauf oft gut erklären. Beim Tippen muss diese Erklärung erst Satz für Satz auf den Bildschirm.
Mit einer Diktiersoftware lässt sich die Beschreibung am Windows-PC sprechen. Diktify wandelt das Diktat in Text um und kann ihn an der Cursorposition einfügen. Sie öffnen dazu das Dokument oder das passende Textfeld und diktieren den Inhalt. Der Nutzen entsteht dort, wo Sie einen Sachverhalt bereits kennen und ihn anschließend schriftlich festhalten müssen.
Diktify ist eine Windows-Anwendung. Die hier beschriebenen Abläufe beginnen nach der Rückkehr am Büro-PC oder an einem geeigneten Windows-Gerät. Sie setzen keine Smartphone-App und keine Aufzeichnung auf der Baustelle voraus.
Drei Aufgaben für einen ersten Versuch
Bei einem Servicebericht beschreiben Sie, was Sie vorgefunden und tatsächlich erledigt haben. Eine feste Reihenfolge hilft: Befund, Maßnahme, Material und offene Punkte. Die Vorlage geben Sie selbst vor. Das Diktat füllt die vorgesehenen Abschnitte; die fachliche Prüfung folgt anschließend.
Bei einer Angebotsbeschreibung geht es um die geplante Leistung. Sie erklären, welche Arbeit angeboten werden soll, welche Voraussetzungen gelten und welche Angaben noch fehlen. Preise, Mengen und verbindliche Zusagen prüfen Sie in Ihrem üblichen Angebotsverfahren. Diktify liefert dafür den Textentwurf.
Eine Kundenmail eignet sich, wenn Sie einen Termin abstimmen, eine Angabe nachfragen oder eine Entscheidung einholen möchten. Hier lässt sich direkt im geöffneten Nachrichtenfenster diktieren. Empfänger, Betreff und Versand kontrollieren Sie selbst. Für die erste Probe genügt ein leerer Entwurf ohne echte Kundendaten.
Vom Einsatz zum bearbeitbaren Bericht
Das folgende Beispiel ist ein erfundenes Muster aus einem Sanitärbetrieb. Es zeigt einen möglichen Berichtaufbau und stammt nicht aus einer Kundenreferenz oder einer Diktify-Demo.
Nach einem Einsatz liegen auf dem Tisch eine Materialliste und eine kurze handschriftliche Notiz. Der Monteur öffnet die Berichtvorlage am Windows-PC. Unter „Befund“ diktiert er, dass am Anschluss eines Waschtischs Feuchtigkeit sichtbar war. Unter „Maßnahme“ beschreibt er die Prüfung und den Austausch der betroffenen Dichtung. Anschließend trägt er das tatsächlich verwendete Material anhand der Liste ein.
Unter „Offene Punkte“ hält er fest, ob eine weitere Kontrolle vereinbart wurde. Er sagt ausdrücklich, was beobachtet, ausgeführt und lediglich vorgeschlagen wurde. Vor dem Speichern gleicht er Materialbezeichnung, Einsatzdatum und Auftragsnummer mit den Unterlagen ab. So bleibt der Text an den konkreten Einsatz gebunden.
Der Arbeitsweg lässt sich als Vorlage übernehmen:
- Öffnen Sie Einsatzunterlagen und Berichtvorlage.
- Setzen Sie den Cursor in den ersten Abschnitt.
- Diktieren Sie einen überschaubaren Teil.
- Lesen Sie das Ergebnis und berichtigen Sie Fachbegriffe oder Zahlen.
- Bearbeiten Sie die übrigen Abschnitte und geben Sie den Bericht nach Ihrem Betriebsablauf frei.
Wörterbuch und Nachbearbeitung passend einsetzen
Für wiederkehrende Produktnamen, Abkürzungen und Fachbegriffe bietet Diktify ein eigenes Wörterbuch. Hinterlegen Sie zunächst die Begriffe, die Sie tatsächlich häufig benötigen. Prüfen Sie deren Schreibweise anhand Ihrer Herstellerunterlagen. Auch mit Wörterbuch müssen erkannte Begriffe kontrolliert werden.
Die wählbare KI-Nachbearbeitung kann etwa Grammatik bearbeiten, einen Text als E-Mail formulieren oder Inhalte in Stichpunkte gliedern. Sie ersetzt die fachliche Vorlage und die Prüfung nicht. Beginnen Sie mit einer schlichten Beschreibung, deren Inhalt Sie leicht mit den Einsatzunterlagen vergleichen können. Bei Zahlen und technischen Angaben ist eine sprachlich elegante Fassung weniger entscheidend als die richtige Aussage.
Das Einfügen ins Textfeld ist keine nachgewiesene Verbindung zu Ihrer Handwerkersoftware. Prüfen Sie zunächst, ob das konkrete Feld den Text korrekt annimmt. Wo mehrere Felder für Zeiten, Material und Leistungen vorgesehen sind, bearbeiten Sie diese einzeln.
Verarbeitung und Arbeitsplatz prüfen
Für lokale Transkription müssen die benötigten Modelle zuvor geladen sein. Eine gültige Lizenz bleibt erforderlich.
Im Offline-Modus läuft die Transkription lokal; eine KI-Nachbearbeitung ist dort nicht verfügbar. Im Hybrid-Modus wird lokal erkannter Text zur Nachbearbeitung übertragen. Im Cloud-Modus wird auch Audio zur Transkription übertragen. Wählen Sie den Modus passend zu den Daten und den Regeln Ihres Betriebs. Lokale Transkription ist keine pauschale Aussage über alle Netzwerkfunktionen des Programms.
Ein ruhiger Arbeitsplatz und ein geeignetes Mikrofon gehören zur Probe. Hinweise dazu finden Sie im Ratgeber zur Mikrofonwahl. Prüfen Sie außerdem, ob die Ausgabe bei Ihrem tatsächlichen Sprechtempo lesbar und fachlich korrekt bleibt. Für eine erste Bewertung brauchen Sie keine Kundendaten: Ein selbst formulierter Musterbericht mit typischen Fachbegriffen reicht aus. Die Übersicht zu Spracherkennung und Datenschutz hilft beim Einordnen der Datenwege.
Häufige Fragen
Kann ich Diktify auf dem Smartphone nutzen?
Die hier beschriebene Diktify-Anwendung ist für Windows. Planen Sie den Ablauf am Büro-PC oder einem geeigneten Windows-Gerät.
Schreibt Diktify automatisch einen vollständigen Servicebericht?
Sie liefern den Inhalt und wählen die Vorlage. Diktify unterstützt die Texteingabe; Angaben, Vollständigkeit und Freigabe prüfen Sie selbst.
Funktioniert es in meiner Handwerkersoftware?
Prüfen Sie die konkreten Textfelder mit einem Mustertext. Das Einfügen an der Cursorposition belegt keine Schnittstelle zu Aufträgen, Materialdaten oder Kundenakten.
Woran erkenne ich, ob sich Diktieren für meinen Betrieb lohnt?
Vergleichen Sie eine typische Aufgabe mit Ihrem bisherigen Ablauf. Berücksichtigen Sie dabei die Korrekturzeit und prüfen Sie, ob der fertige Text Ihre fachlichen Anforderungen erfüllt.