Nach einer Besichtigung wissen Sie häufig, welche Arbeit nötig wäre. Für das Angebot müssen Sie diese Einschätzung in eine Beschreibung übersetzen, die der Kunde versteht und der Betrieb kalkulieren kann. Eine knappe Notiz wie „Bad erneuern“ enthält dafür zu wenig.
Mit Diktify können Sie die Beschreibung am Windows-PC sprechen und als bearbeitbaren Text übernehmen. Das eignet sich für den ersten Entwurf einer Angebotsposition oder für eine Erläuterung neben der Kalkulation. Sie liefern die fachlichen Angaben. Mengen, Preise, Leistungszusagen und die Freigabe bearbeiten Sie weiterhin in Ihrem üblichen Angebotsprozess.
Den Inhalt vor dem Diktat festlegen
Legen Sie Besichtigungsnotizen, Fotos und Aufmaß bereit. Beginnen Sie mit der konkreten Arbeit: Welches Bauteil oder welcher Bereich soll bearbeitet werden? Benennen Sie anschließend die enthaltenen Tätigkeiten. Auch Voraussetzungen gehören dazu, etwa ein erforderlicher Zugang zum Arbeitsbereich oder eine noch zu klärende Materialauswahl.
Trennen Sie Feststehendes von offenen Fragen. Wenn eine Maßnahme von einer weiteren Prüfung abhängt, sagen Sie das ausdrücklich. Eine sprachlich glatte Beschreibung darf diese Bedingung nicht verschwinden lassen. Dasselbe gilt für eine Alternative: Ein optional angebotener Arbeitsschritt muss als solcher erkennbar bleiben.
Für eine erste Textvorlage können Sie diese Struktur verwenden:
| Feld | Was Sie beschreiben |
|---|---|
| Arbeit | Gegenstand und Bereich der vorgesehenen Maßnahme |
| Enthaltene Leistung | Einzelne Tätigkeiten, die angeboten werden sollen |
| Abgrenzung | Leistungen, die in dieser Beschreibung nicht enthalten sind |
| Voraussetzungen | Zugang, Auswahl oder vorbereitende Arbeiten |
| Offene Entscheidung | Angaben, die vor der Angebotsfreigabe noch fehlen |
Diese Struktur ist eine redaktionelle Arbeitshilfe. Welche Angaben Ihr konkretes Angebot benötigt, beurteilen Sie im Betrieb.
Muster aus einem Malerbetrieb
Das folgende Beispiel ist erfunden und von der Redaktion formuliert. Es stammt weder aus einem echten Auftrag noch aus einer Diktify-Demo.
Für ein Büro soll ein Anstrich angeboten werden. Bei der Besichtigung wurden die Wandflächen angesehen; die Farbauswahl ist noch offen. Ein erster Textentwurf könnte so aussehen:
Vorgesehen sind die Vorbereitung und der Anstrich der vereinbarten Wandflächen im Büroraum. Die Beschreibung umfasst das Abdecken der angrenzenden Flächen, die Bearbeitung der bei der Besichtigung festgehaltenen schadhaften Stellen und den Anstrich gemäß der noch festzulegenden Farbauswahl. Die Deckenfläche ist in dieser Position nicht enthalten. Vor der Angebotsfreigabe werden Farbton, Material und Aufmaß ergänzt.
Dieser Entwurf dient zur inhaltlichen Prüfung. Er enthält bewusst keine Mengen, Preise oder pauschale Aussage darüber, wie viele Arbeitsgänge erforderlich sind. Solche Angaben müssen aus der konkreten Planung kommen. Der Betrieb prüft außerdem, ob der beschriebene Umfang tatsächlich zu seiner vorgesehenen Ausführung passt.
In überschaubaren Abschnitten diktieren
Öffnen Sie Ihre Textvorlage am Windows-PC. Die grundlegenden Schritte für eine Word-Vorlage stehen unter In Word diktieren. Setzen Sie den Cursor zuerst in das Feld für die Arbeit und diktieren Sie den Gegenstand der Leistung. Bearbeiten Sie anschließend Umfang und Voraussetzungen. So können Sie einzelne Absätze mit Ihren Besichtigungsnotizen vergleichen.
Diktify kann den Text an der Cursorposition einfügen. Ob das in Ihrer Angebotssoftware im gewünschten Feld funktioniert, prüfen Sie mit einem Mustertext. Ein Diktat in ein Textfeld verbindet sich nicht automatisch mit Artikelstamm, Aufmaß oder Kalkulation. Separate Zahlen- und Auswahlfelder pflegen Sie nach Ihrem bisherigen Verfahren.
Das eigene Wörterbuch kann bei wiederkehrenden Materialnamen und Fachbegriffen helfen. Wählbare KI-Nachbearbeitung kann den Entwurf sprachlich überarbeiten. Kontrollieren Sie anschließend, ob sie den Umfang unverändert lässt. Eine verkürzte Fassung kann eine Voraussetzung verlieren; eine ergänzte Formulierung kann eine Zusage erzeugen, die Sie nicht beabsichtigt haben.
Vor der Angebotsfreigabe prüfen
Lesen Sie den fertigen Text gegen Ihre Planung. Ist jede genannte Leistung tatsächlich vorgesehen? Sind Alternativen, Abgrenzungen und offene Entscheidungen klar erkennbar? Stimmen Produktbezeichnungen mit Ihren Unterlagen überein? Kontrollieren Sie die Zuordnung zur richtigen Angebotsposition, bevor Sie den Entwurf übernehmen.
Kalkulieren Sie danach beziehungsweise im bestehenden Arbeitsablauf. Diktify übernimmt keine automatische Preisberechnung und prüft nicht, ob Ihre Menge oder Ihr Materialansatz wirtschaftlich ist. Auch ein sprachlich fertig wirkender Text bleibt bis zur betrieblichen Prüfung ein Entwurf.
Verarbeitung der Angebotsdaten
Für lokale Transkription müssen die benötigten Modelle zuvor geladen sein. Eine gültige Lizenz bleibt erforderlich.
Für die Transkription stehen unterschiedliche Betriebsmodi zur Verfügung. Offline verarbeitet das Diktat lokal und bietet keine KI-Nachbearbeitung. Hybrid überträgt den lokal erkannten Text zur Nachbearbeitung. Cloud überträgt auch Audio. Wählen Sie den Modus passend zum Inhalt und zu den Vorgaben Ihres Betriebs. Die Übersicht zu Spracherkennung und Datenschutz erläutert diese Unterschiede. Für eine erste Probe reichen eine erfundene Adresse und eine Musterleistung ohne Kundendaten.
Häufige Fragen
Kann Diktify ein Angebot vollständig kalkulieren?
Dieser Ablauf unterstützt die Beschreibung der Leistung. Preise, Mengen und Kalkulation bearbeiten und prüfen Sie selbst.
Darf ich den nachbearbeiteten Text direkt versenden?
Lesen Sie ihn vor der Freigabe gegen Ihre Planung und Kalkulation. Prüfen Sie insbesondere Bedingungen, Abgrenzungen und Zusagen.
Funktioniert Diktieren in meiner Angebotssoftware?
Testen Sie das konkrete Textfeld mit einem unverbindlichen Muster. Das belegt keine Verbindung zu Materialdaten oder Kalkulationsfunktionen.
Wie gehe ich mit noch unbekannten Angaben um?
Kennzeichnen Sie sie im internen Entwurf ausdrücklich und ergänzen Sie sie vor der Angebotsfreigabe. Lassen Sie fehlende Werte nicht von der Nachbearbeitung erfinden.