Nach einem Telefonat oder einer Besprechung können Sie Ihre eigene Zusammenfassung diktieren und daraus eine bearbeitbare Notiz erstellen. Diktify bringt gesprochenen Text unter Windows ins aktive Textfeld und bietet unter anderem eine Nachbearbeitung in Stichpunkten. Sie prüfen anschließend, welche Aussagen tatsächlich vereinbart wurden und welche Fragen offenbleiben.
Dieser Ablauf eignet sich beispielsweise nach einer Kundenrückfrage, einer Abstimmung im Handwerksbüro oder einem internen Termin. Er beginnt nach dem Gespräch mit Ihrer Zusammenfassung. Die Beschreibung setzt keine Aufnahme der Besprechung voraus.
Was in eine brauchbare Gesprächsnotiz gehört
Eine Notiz hilft Ihnen später, wenn sie vier Fragen beantwortet: Worum ging es? Was wurde vereinbart? Wer übernimmt welche Aufgabe? Was ist noch offen? Diktieren Sie diese Punkte einzeln. Damit erleichtern Sie sich die Prüfung und vermeiden, dass ein unverbindlicher Vorschlag beim Umschreiben wie ein fertiger Beschluss klingt.
Nennen Sie ein Datum nur dann, wenn es vereinbart wurde. „Wir melden uns nächste Woche“ ist weniger genau als ein konkreter Termin, darf aber nicht eigenständig in einen bestimmten Wochentag umgewandelt werden. Wenn Sie eine Zahl oder einen Namen nicht sicher erinnern können, kennzeichnen Sie das direkt als offene Frage. Eine flüssige Formulierung ersetzt keine sichere Erinnerung.
So bereiten Sie das Gespräch nach
| Schritt | Ihre Handlung | Ergebnis, das Sie prüfen |
|---|---|---|
| 1 | Öffnen Sie eine leere Notiz oder ein freigegebenes Textfeld. | Die Notiz landet im richtigen Vorgang. |
| 2 | Diktieren Sie Thema, Ergebnisse und offene Punkte. | Vereinbarung und Vermutung bleiben getrennt. |
| 3 | Nutzen Sie bei Bedarf den Modus für Stichpunkte. | Die Gliederung enthält dieselben Aussagen. |
| 4 | Ergänzen Sie Zuständigkeiten aus dem Gespräch. | Jede Aufgabe hat einen belegten Verantwortlichen. |
| 5 | Vergleichen Sie den Text mit Ihren Erinnerungen und Unterlagen. | Namen, Zahlen, Termine und Umfang stimmen. |
Beginnen Sie mit einem kurzen Abschnitt statt einer langen Erzählung. Beispielsweise beschreiben Sie erst die Entscheidung, dann die Aufgaben und zuletzt die Rückfragen. Wenn Sie während des Diktats etwas korrigieren, lesen Sie den fertigen Satz vollständig. Eine zurückgenommene Aussage kann sonst versehentlich stehen bleiben.
Sie können die Zusammenfassung in Ihrer gewohnten Windows-Anwendung bearbeiten. Ob direktes Einfügen funktioniert, hängt vom konkreten Textfeld und Programm ab. Für schwierige Felder können Sie zunächst in einer Notiz arbeiten und den geprüften Text anschließend über die Zwischenablage übernehmen.
Ein Beispiel aus der Projektabstimmung
Das folgende Musterdiktat ist frei erfunden. Die bearbeitete Fassung wurde redaktionell erstellt und zeigt keine gemessene Ausgabe der App.
Ich habe mit Frau Lenz über den Besichtigungstermin gesprochen. Sie schickt uns zwei Fotos von der Anlage. Ich prüfe danach, ob wir vorab weitere Angaben brauchen. Ein Termin ist noch nicht vereinbart. Die genaue Modellbezeichnung fehlt noch.
Eine daraus bearbeitete Notiz könnte so aussehen:
| Bereich | Notiz |
|---|---|
| Thema | Besichtigung der Anlage vorbereiten |
| Vereinbart | Frau Lenz sendet zwei Fotos. |
| Eigene Aufgabe | Nach Eingang prüfen, ob weitere Angaben benötigt werden. |
| Offen | Modellbezeichnung und Besichtigungstermin |
Die Notiz enthält bewusst keinen erfundenen Termin. Auch aus „prüfen“ wird keine Zusage, dass eine Reparatur möglich oder ein Angebot bereits freigegeben ist. Genau solche Unterschiede sollten Sie beim Lesen kontrollieren.
Wenn Sie daraus eine E-Mail erstellen, bestätigen Sie nur die tatsächlich vereinbarten Punkte. Einen passenden Ablauf finden Sie im Ratgeber zum Diktieren von Outlook-Mails.
Wo der Nutzen entsteht und wo Sie weiter prüfen müssen
Sie können Ihre Gedanken aussprechen, während der Gesprächsablauf noch präsent ist. Das hilft besonders dann, wenn Sie sonst nur ein paar unleserliche Stichworte hinterlassen oder die Dokumentation bis zum Abend aufschieben. Ob Sie damit insgesamt Zeit sparen, hängt auch vom Umfang der Korrekturen ab. Testen Sie den Ablauf mit einigen typischen Gesprächen und beziehen Sie die Nachbearbeitung in Ihren Vergleich ein.
Bei Kundendaten, internen Vorgängen oder personenbezogenen Angaben gelten die Vorgaben Ihrer Organisation. Prüfen Sie vorab, welcher Verarbeitungsmodus erlaubt ist. Online-Nachbearbeitung kann Text an einen Dienst übertragen. Die Datenschutzhinweise von Diktify sind ein Ausgangspunkt für diese Prüfung, ersetzen aber keine interne Freigabe.
Häufige Fragen
Kann Diktify die Besprechung automatisch protokollieren?
Dieser Ratgeber beschreibt das Diktieren Ihrer eigenen Zusammenfassung nach dem Gespräch. Eine automatische Aufnahme, Sprecherzuordnung oder vollständige Transkription der Besprechung wird damit nicht zugesagt.
Kann ich aus den Notizen Aufgaben machen?
Sie können Ihre Zusammenfassung in Stichpunkte gliedern und daraus Aufgaben formulieren. Zuständigkeiten und Fristen müssen aus Ihren Angaben stammen. Prüfen Sie sie, bevor Sie die Aufgaben weitergeben oder in ein System eintragen.
Was mache ich mit unklaren Angaben?
Schreiben Sie sie als Rückfrage auf. „Modellbezeichnung beim Kunden erfragen“ ist eine brauchbare Aufgabe. Eine geraten eingetragene Modellnummer kann dagegen die weitere Bearbeitung verfälschen.
Werden die Aufgaben automatisch im CRM gespeichert?
Der hier beschriebene Ablauf erstellt Text. Eine automatische Übertragung oder Zuordnung in CRM, Projektsoftware oder Fachverfahren ist damit nicht verbunden. Sie übernehmen und speichern den geprüften Inhalt selbst.