Namen, Produktbezeichnungen und Abkürzungen verdienen beim Diktieren einen eigenen Prüfschritt. Ein Satz kann grammatisch richtig sein und trotzdem den falschen Kunden oder das falsche Bauteil nennen. Diktify bietet ein eigenes Wörterbuch und Textbausteine. Damit können Sie wiederkehrende Schreibweisen vorbereiten; das fertige Diktat müssen Sie weiterhin kontrollieren.
Beginnen Sie mit den Begriffen, die in Ihrem Alltag häufig vorkommen. Zehn regelmäßig benötigte Wörter sind für einen ersten Test hilfreicher als eine lange Liste, die Sie nie verwenden. Sie erkennen schneller, ob die Vorbereitung bei Ihren tatsächlichen Texten etwas bringt.
Legen Sie die gewünschte Schreibweise fest
Bei einem Familiennamen gibt es oft mehrere plausible Schreibweisen. Auch eine korrekt erkannte Abkürzung kann im jeweiligen Text unpassend sein. In einer internen Notiz versteht Ihr Team „UV“. In einer Kundenmail sollten Sie möglicherweise „Unterverteilung“ ausschreiben. Die gewünschte Ausgabe hängt vom Empfänger ab.
Erstellen Sie eine kleine Liste mit dem Begriff, seiner freigegebenen Schreibweise und einem Beispielsatz. Nutzen Sie für Produktnamen die Herstellerunterlagen, für Namen den passenden Stammdatensatz und für Aktenzeichen die Originalquelle. Eine frühere E-Mail ist nur dann ein guter Maßstab, wenn die Angabe darin bereits geprüft wurde.
| Begriffstyp | Beispiel | Prüffrage |
|---|---|---|
| Personenname | Meier oder Mayer | Welche Schreibweise steht im Vorgang? |
| Fachbegriff | Unterverteilung | Passt der Begriff zur tatsächlichen Anlage? |
| Abkürzung | UV | Versteht der Empfänger die Abkürzung? |
| Produktbezeichnung | Eine konkrete Modellnummer | Stimmen Buchstaben, Ziffern und Bindestriche? |
| Kennzeichen | Aktenzeichen oder Bestellnummer | Ist jedes Zeichen aus der Quelle übernommen? |
Die Beispiele in diesem Ratgeber sind synthetisch. Sie beschreiben einen redaktionell entwickelten Arbeitsablauf und keinen gemessenen Erkennungstest.
Testen Sie Wörter im Satz
Öffnen Sie eine leere Notiz und diktieren Sie einen kurzen Satz mit Ihrem Begriff. Ein vollständiger Satz liefert Ihnen ein brauchbares Prüfbeispiel: „Bitte prüfen Sie die Unterverteilung im Erdgeschoss.“ Kontrollieren Sie den Fachbegriff und den übrigen Inhalt getrennt. Eine richtige Schreibweise hilft wenig, wenn aus Erdgeschoss versehentlich Obergeschoss wird.
Bereiten Sie die wiederkehrenden Wörter anschließend über das Wörterbuch in Diktify vor. Die genaue Bedienung richtet sich nach Ihrer App-Version. Prüfen Sie nach der Eingabe denselben Satz erneut und zusätzlich einen zweiten Satz, in dem das Wort an anderer Stelle steht. So sehen Sie, ob der Begriff in unterschiedlichen Formulierungen brauchbar herauskommt.
Diktieren Sie Zahlenfolgen, Artikelnummern und Aktenzeichen in kurzen Abschnitten. Vergleichen Sie diese Angaben Zeichen für Zeichen mit der Quelle. Wenn eine Kennung wiederholt unzuverlässig erkannt wird, übernehmen Sie sie direkt aus dem geprüften Dokument. Für einen einzelnen sicherheitsrelevanten Wert ist das oft weniger Arbeit als mehrere Korrekturversuche.
Trennen Sie Fachwort und ganze Formulierung
Ein Wörterbucheintrag betrifft Ihren Wortschatz. Ein Textbaustein kann für eine wiederkehrende Formulierung nützlich sein, etwa eine standardisierte Bitte um Rückruf. Bevor Sie einen Baustein weiterverwenden, klären Sie, ob sein Inhalt für den jeweiligen Fall stimmt. Ein Satz wie „Die Anlage ist betriebsbereit“ darf nicht durch Gewohnheit in einer Nachricht landen.
Ein sinnvoller Test besteht aus drei kurzen Texten: einer internen Notiz, einer Kundenmail und einem sachlichen Bericht. Verwenden Sie jeweils dieselben Fachbegriffe. Notieren Sie anschließend, welche Stellen Sie korrigieren mussten. Dazu gehören Schreibweise, Bedeutung und Eignung für den Empfänger. Sie erhalten damit ein kleines eigenes Prüfmuster statt eines allgemeinen Qualitätsversprechens.
Achten Sie auch auf Aufnahme und Umgebung
Wenn ein Wort wiederholt falsch erscheint, kann die Schreibweise nur ein Teil des Problems sein. Sprechen Sie den Satz mit normalem Tempo, halten Sie den Abstand zum Mikrofon möglichst konstant und testen Sie in einer ruhigeren Umgebung. Vergleichen Sie dieselbe Formulierung, statt jedes Mal einen völlig anderen Satz zu diktieren.
Der Ratgeber zur Mikrofonwahl hilft Ihnen bei diesem Teil des Ablaufs. Ein Wörterbuch ersetzt weder eine verständliche Aufnahme noch die Prüfung fachlicher Angaben. Für wichtige Werte bleibt die Originalunterlage die maßgebliche Quelle.
Häufige Fragen
Erkennt Diktify jeden Namen nach einem Wörterbucheintrag richtig?
Eine fehlerfreie Erkennung lässt sich damit nicht garantieren. Prüfen Sie wichtige Namen auch nach der Vorbereitung. Besonders bei ähnlich klingenden Schreibweisen sollte der gespeicherte Vorgang oder die Originalnachricht den Ausschlag geben.
Lernt Diktify jede meiner Korrekturen automatisch?
Verlassen Sie sich bei diesem Ablauf auf bewusst vorbereitete Wörterbuchangaben. Dass jede Korrektur automatisch dauerhaft gelernt wird, wird hier nicht zugesagt. Prüfen Sie wiederkehrende Begriffe mit einem eigenen kurzen Beispielsatz.
Sollte ich Abkürzungen immer ausschreiben?
Das hängt vom Empfänger ab. Innerhalb eines Fachbereichs kann eine übliche Abkürzung passen. In einem Schreiben an Kunden oder Bürger hilft die ausgeschriebene Bezeichnung oft. Legen Sie diese Entscheidung vor der Weitergabe des Textes fest.
Kann ich Kundennamen bedenkenlos in Wortlisten sammeln?
Nehmen Sie nur die Angaben auf, die Sie für Ihre Arbeit tatsächlich brauchen und nach den Vorgaben Ihrer Organisation verwenden dürfen. Prüfen Sie auch, welche Inhalte bei der gewählten Verarbeitung übertragen werden. Verwenden Sie für erste Tests erfundene Namen.