Vor dem Diktat den Zweck bestimmen
Eine kurze Notiz nach einem eigenen Prüfschritt braucht einen anderen Inhalt als ein Vermerk über eine Auskunft. Legen Sie vorab fest, was später nachvollziehbar sein soll. Wer muss anhand der Akte verstehen können, welcher Stand erreicht wurde und was noch offen ist?
Bei einer eigenen Prüfung ist wichtig, welche Unterlagen vorlagen. Formulieren Sie fremde Angaben als solche. Aus „die anrufende Person erklärt“ darf bei der Nachbearbeitung nicht „es wurde festgestellt“ werden.
Nutzen Sie die vorhandene behördeninterne Vorlage. Diktat ist besonders für den erklärenden Absatz geeignet. Aktenzeichen, Datum und Zuordnung können Sie gesondert in den vorgesehenen Feldern erfassen und mit der Quelle abgleichen. Für rein formalisierte Eingaben ist die Tastatur oft weiterhin zweckmäßig.
Eine Struktur zum Sprechen
Diese Arbeitshilfe ersetzt keine behördeninterne Vorgabe:
| Abschnitt | Leitfrage vor dem Diktat | Prüfung am fertigen Text |
|---|---|---|
| Anlass | Welcher Vorgang oder Prüfschritt löst den Vermerk aus? | Ist der Bezug eindeutig? |
| Grundlage | Welche Unterlage oder Auskunft liegt zugrunde? | Ist die Quelle genannt und richtig zugeordnet? |
| Inhalt | Was wurde tatsächlich beobachtet oder mitgeteilt? | Sind Tatsachen und fremde Angaben getrennt? |
| Offenes | Was lässt sich noch nicht bestätigen? | Bleiben Unsicherheiten sichtbar? |
| Weiteres Vorgehen | Wer soll welchen Schritt prüfen? | Enthält der Text keine unbeabsichtigte Entscheidung? |
Sprechen Sie diese Teile nacheinander. Ein kurzer Absatz pro Inhalt erleichtert die Kontrolle. Wenn eine Unterlage fehlt, diktieren Sie die Lücke ausdrücklich. Füllen Sie sie nicht aus der Erinnerung mit einem vermeintlich passenden Datum.
Fiktives Musterdiktat und redaktionelle Fassung
Das folgende Beispiel dient allein der Erprobung. Alle Angaben sind fiktiv:
Vermerk zum Musterfall. Bei der Durchsicht der eingereichten Unterlagen wurde die Lagebeschreibung gefunden. Ein Datum für den geplanten Beginn steht dort nicht. Aus den übrigen Musterunterlagen konnte ich es ebenfalls nicht entnehmen. Noch offen ist, ob diese Angabe für den nächsten Bearbeitungsschritt benötigt wird. Das soll die zuständige Sachbearbeitung prüfen.
Eine mögliche redaktionelle Fassung:
Im Musterfall wurde die Lagebeschreibung in den eingereichten Unterlagen vorgefunden. Ein Datum für den geplanten Beginn ist weder dort noch in den übrigen geprüften Musterunterlagen ersichtlich. Die zuständige Sachbearbeitung prüft, ob diese Angabe für den nächsten Bearbeitungsschritt erforderlich ist.
Die Fassung wurde redaktionell formuliert und ist kein getestetes Diktify-Ergebnis. Ein tatsächlicher Vermerk braucht zusätzlich die im Haus vorgeschriebenen Angaben, etwa Bearbeiter, Erstellungsdatum und Aktenbezug.
So läuft die Bearbeitung am Windows-PC ab
- Öffnen Sie die freigegebene Vorlage am zuständigen Arbeitsplatz und ordnen Sie den Vorgang zu.
- Wählen Sie den für diese Datenkategorie genehmigten Diktify-Modus. Setzen Sie den Cursor in den bearbeitbaren Abschnitt.
- Diktieren Sie den Inhalt in eigenen Worten. Kontrollieren Sie nach jedem Abschnitt, ob die Ausgabe im richtigen Feld steht.
- Vergleichen Sie Namen, Daten, Quellen und Aussagen mit den vorhandenen Unterlagen. Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben.
- Führen Sie die hausinterne Freigabe und Ablage durch. Prüfen Sie, ob der gespeicherte Stand wieder auffindbar und dem richtigen Vorgang zugeordnet ist.
Die Texteingabe muss in Ihrer konkreten Anwendung funktionieren. Für ein DMS oder Fachverfahren wird hier keine technische Schnittstelle zugesagt. In einer freigegebenen Word-Vorlage lässt sich der Schreibablauf getrennt von der Aktenablage testen. Den Texteinstieg erläutert In Word diktieren.
Was Sie bei automatischer Nachbearbeitung beachten sollten
Ein sprachlich glatter Satz kann einen fachlichen Fehler enthalten. Kontrollieren Sie besonders Verneinungen und Einschränkungen: „nicht ersichtlich“, „nach Auskunft“ und „noch zu prüfen“ tragen Bedeutung. Auch das Weglassen eines Nebensatzes kann verändern, ob eine Aussage als bestätigt erscheint.
Ein eigenes Wörterbuch kann wiederkehrende Amtsbezeichnungen und Fachbegriffe vorbereiten. Verwenden Sie dafür zunächst unkritische Begriffe. Eine Wörterbuchregel ersetzt weder Quellenprüfung noch die Kontrolle ähnlich klingender Namen. Online-Nachbearbeitung steht zudem nicht im rein lokalen Offline-Modus zur Verfügung. Die lokalen Modelle müssen zuvor geladen sein und die Lizenz muss gültig sein.
Datenverarbeitung und Ablage getrennt planen
Die fertige Akte kann personenbezogene Angaben enthalten, ebenso die Stimme und das Transkript. Im Offline-Modus verarbeitet Diktify Diktatinhalte lokal; Hybrid überträgt Text zur Nachbearbeitung; Cloud überträgt Audio zur Transkription. Lizenz-, Update- und optionale Statistikvorgänge sind gesondert zu prüfen. Dazu kommt die Speicherung im Zielprogramm. Diktify zu Datenwegen und Prüfung
Vor produktiver Verwendung müssen die zuständigen Stellen den Ablauf freigeben. Klären Sie erlaubte Inhalte, Endgeräteschutz, Zugriffsrechte und gegebenenfalls Verträge für Online-Verarbeitung. Die BfDI bietet für LLM-Anwendungen in der Bundesverwaltung eine Handreichung zur strukturierten Datenschutzprüfung. Das ist eine Orientierung für eine gegebenenfalls eingesetzte Textnachbearbeitung, keine Produktfreigabe. BfDI Handreichung
Häufige Fragen
Muss ich den ganzen Vermerk diktieren
Sie können nur den erläuternden Abschnitt sprechen und formale Felder wie Aktenzeichen getrennt ausfüllen. Das erleichtert den Abgleich mit der Quelle.
Kann Diktify die Vollständigkeit bestätigen
Der fertige Text muss fachlich und nach den Vorgaben Ihrer Behörde geprüft werden. Eine sprachliche Korrektur liefert keinen Nachweis, dass alle erforderlichen Angaben vorhanden sind.
Ist Offline automatisch für jede Akte zulässig
Lokale Verarbeitung reduziert die Übermittlung von Diktatinhalten. Freigabe, Endgeräteschutz, Speicherregeln und der gesamte Ablauf müssen trotzdem geprüft werden.
Wie prüfe ich den Nutzen im Alltag
Bearbeiten Sie denselben fiktiven Vermerk per Tastatur und Diktat. Erfassen Sie jeweils Korrekturaufwand und Zeit bis zur geprüften Ablage. Das Ergebnis gilt zunächst für diese Aufgabe und diesen Arbeitsplatz.