Diktiersoftware für Anwälte & Kanzleien

DSGVO-konform diktieren in der Kanzlei

Direkte Antwort: Für vertrauliche Kanzlei-Diktate ist der Offline-Modus die datenärmste Variante, weil Audio und Transkript bei der Diktierverarbeitung auf dem PC bleiben. Hybrid überträgt Text, Cloud überträgt Audio. Ob der Einsatz DSGVO, § 203 StGB und den kanzleiinternen Pflichten entspricht, muss anhand des vollständigen Arbeitsablaufs geprüft werden.

Kostenlos herunterladen

Datenfluss für Schriftsatz, Vermerk und Korrespondenz

Offline: Audio und Transkript bleiben bei der Diktierverarbeitung lokal; eine KI-Nachbearbeitung ist in diesem Modus nicht enthalten. Hybrid: Audio bleibt lokal, der erzeugte Text wird zur Nachbearbeitung übertragen. Cloud: Audio wird zur Transkription übertragen. Der passende Modus richtet sich nach Inhalt, Mandat und den Vorgaben der Kanzlei.

Checkliste für die Kanzlei

  1. Typische Diktate und enthaltene Mandatsdaten dokumentieren.
  2. Offline als Ausgangspunkt prüfen und notwendige Hybrid-/Cloud-Fälle begründen.
  3. Bei externer Verarbeitung AVV, Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte und Löschfristen prüfen.
  4. Windows-Konto, Geräteverschlüsselung, Ablageorte und Zugriffsrechte absichern.
  5. Erzeugte Texte inhaltlich kontrollieren, bevor sie versendet oder zur Akte genommen werden.

§ 203 StGB bleibt eine Organisationsfrage

Lokale Diktatverarbeitung kann die Weitergabe von Mandatsinhalten vermeiden. Sie ersetzt aber weder die rechtliche Bewertung noch Schutzmaßnahmen für das Endgerät und die fertigen Dokumente. „Offline“ beschreibt außerdem nur den Diktatinhalt; Lizenzprüfung, Updates und freiwillige Online-Statistiken sind separat zu berücksichtigen.

Mehr: allgemeine DSGVO-Prüfliste · offline unter Windows diktieren · Diktieren in der Arztpraxis. Einen AVV stellt GO-ITC unter kontakt@go-itc.de auf Anfrage bereit.

Häufige Fragen — Diktify für Kanzleien

Nein. Die Kanzlei muss Zweck, Rechtsgrundlage, Verschwiegenheitspflichten, Schutzmaßnahmen und den gewählten Betriebsmodus selbst bewerten. Bei Mandatsdaten sollten Datenschutzbeauftragte oder fachkundige Berater den konkreten Einsatz prüfen.

Nein, dafür gibt Diktify keine rechtliche Garantie. Der Offline-Modus vermeidet bei der Diktierverarbeitung die Übertragung von Audio und Transkript. Trotzdem muss die Kanzlei den gesamten Ablauf einschließlich Endgerät, Ablage, Berechtigungen, Lizenzverbindungen und gegebenenfalls externer Dienste prüfen.

Im Offline-Modus bleiben Audio und Transkript bei der Diktierverarbeitung auf dem PC. Im Hybrid-Modus bleibt Audio lokal, der transkribierte Text wird zur Nachbearbeitung übertragen. Im Cloud-Modus wird Audio zur Transkription übertragen.

Für Hybrid- oder Cloud-Einsätze mit Mandatsinhalten sollte die Kanzlei vorab einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte und Löschregeln prüfen. GO-ITC stellt einen AVV auf Anfrage bereit.

Diktify ist für Windows 10 und Windows 11 vorgesehen. Benötigt werden ein geeignetes Mikrofon und, außer beim lokalen Diktieren im Offline-Modus, eine Internetverbindung.